會議服務(wù)公司也可以稱之為服務(wù)會議的公司,它居于會議策劃公司之下,是各種會議的協(xié)辦人,無論其上游機構(gòu)是會議策劃公司,還是社會團體或者企業(yè)等其他機構(gòu),會議服務(wù)公司的基礎(chǔ)工作就是就會議本身的全面統(tǒng)籌和配合,通過自己的專業(yè)知識和豐富的操作經(jīng)驗,為會議策劃公司和直接客戶,在策略方向、方案策劃、供應(yīng)商整合、議程推動、會務(wù)管理和具體實施等等方面,提供強有力的支持,使得會議終取得圓滿的成功.但是很多人對會務(wù)以及會務(wù)服務(wù)不是很了解,下面就是小編整理的內(nèi)容供大家參考一下.

一、會務(wù)是什么意思　　會務(wù),指有關(guān)會議議程安排的事務(wù),關(guān)于某些團體組織或會議的事務(wù). 會務(wù),從字面上來解釋就是對會議進行服務(wù),本身其實是一個短語,現(xiàn)在會務(wù)已經(jīng)逐漸成為了一個詞語,很多人現(xiàn)在說的會務(wù),其實就是指會議.

二、會務(wù)服務(wù)是什么　　會務(wù)服務(wù)指為各類大、中型會議,展覽或團隊活動提供全程策劃執(zhí)行的一個綜合性服務(wù)項目.一般包括:會務(wù)旅游,會務(wù)設(shè)備租賃,會場搭建布置,演出服務(wù),會務(wù)禮品,出國考察,拓展活動,公共關(guān)系,會務(wù)策劃,禮儀服務(wù)等眾多服務(wù)項目.

三、會務(wù)工作流程

(一)、 了解會議要求

1、接受會議安排:　　(1)操 作 規(guī) 則:接受會議安排,問清楚尚不完整或模糊不清的問題.　　(2)質(zhì)量標準或要求:保管會議通知,確認有關(guān)問題.

2、研究會議方案:　　(1)操 作 規(guī) 則:把握客 戶要求,理清接待思路.　　(2)質(zhì)量標準或要求:熟知舉辦會議單位與會人數(shù)、會議主題、時間、會標、臺型要求、所需物品與設(shè)備及特殊要求.

(二)、布置會場　　1、準備設(shè)備與物品　　(1)操 作 規(guī) 則:①根據(jù)會議通知單要求,準備好所需設(shè)備(燈光、音響、話筒、空調(diào)等).②準備服務(wù)用品(臺布、燈光、桌裙、鉛筆、信紙、茶杯、會標、旗幟、音帶、指示牌、鮮花等).　　(2)質(zhì)量標準或要求:設(shè)備完好、有效,用品齊備、清潔、完美、莊重.　　2、確定臺型并擺臺

(1)操 作 規(guī) 則:根據(jù)會議性質(zhì)和主辦單位要求,確定主席臺位置,合理設(shè)置臺型.

(2)質(zhì)量標準或要求:①臺型符合要求,能烘托會議主題.②桌子擺放整齊、無搖晃.③桌位等于或略多于會議人數(shù).　　3、擺椅子　　(1)操 作 規(guī) 則:雙手輕提椅背,用右膝蓋輕頂椅背,依次將椅子放在桌后,椅子前沿與桌面邊緣相切.　　(2)質(zhì)量標準或要求:①搬輕放,椅子干凈,排放整齊美觀.②課桌式橫看、豎看、斜看成一條直線.③準備若干把椅子備用.

4、擺信箋、鉛筆　　(1)操 作 規(guī) 則:①將信箋輕放于每個座位的桌面上,紙與紙間距均勻,紙下邊距桌邊兩指.②筆削好斜放于信箋上.

(2)質(zhì)量標準或要求:①信箋中心線在一條直線上.②筆尖朝前呈45度擺放在信箋上.③筆尾靠信箋下端,標志朝上.　　5、擺茶杯　　(1)操 作 規(guī) 則:①左手端托,右手將配有墊碟的茶杯均勻放在桌面上杯柄朝右,杯內(nèi)茶葉統(tǒng)一放置、適量.②無墊碟改放杯墊,或根據(jù)主辦單位要求放礦泉水.

(2)質(zhì)量標準或要求:①擺放整齊、統(tǒng)一,茶碟右邊緣與椅子右邊緣在一條直線上.②課桌式,茶杯擺放橫看、豎看、側(cè)看都呈一條直線.③回字式,茶杯擺放側(cè)看平行、整齊、美觀.④杯碟上邊緣與桌邊距33.5cm.杯柄與桌面約成45度角.

6、擺香巾籃　　(1)操 作 規(guī) 則:左手端托,右手將香巾籃放于茶碟右側(cè).

(2)質(zhì)量標準或要求:香巾籃完好、潔凈,左邊緣距茶碟2-2.5cm,上邊緣距桌邊3cm.　　7、擺煙缸　　(1)操 作 規(guī) 則:①左手端托,右手將煙缸放于兩茶碟中間.②無煙會場不放煙缸,但要準備吸煙區(qū).　　(2)質(zhì)量標準或要求:煙缸距桌邊1.5-2cm.　　8、調(diào)試音響、話筒、投影設(shè)備

(1)操 作 規(guī) 則:將話筒分別擺放于主席位、副主席位和發(fā)言席(特殊情況按主辦方要求擺放),調(diào)試音響至狀態(tài),并試放所要求的音帶.　　(2)質(zhì)量標準或要求:音質(zhì)好,無噪音,音量適中,所有座位均能聽清.

9、擺指示水牌　　(1)操 作 規(guī) 則:擺放于大堂及會場門口顯眼位置,便于指引客人進入會場.　　(2)質(zhì)量標準或要求:指示牌莊重大方,文字表述清楚.　　10、擺席位桌簽卡　　(1)操 作 規(guī) 則:請主辦方單位指導,擺放席位卡.　　(2)質(zhì)量標準或要求:①席位卡莊重大方,擺放整齊.②請主辦單位反復核對,確保無誤.

11、擺講臺　　(1)操 作 規(guī) 則:按主辦要求擺放于確當位置.

(2)質(zhì)量標準或要求:講臺干凈、莊重、無搖晃.　　12、掛會標　　(1)操 作 規(guī) 則:按主辦方要求制會標,掛于合適位置.

(2)質(zhì)量標準或要求:文字正確無誤,字跡美觀大方.　　13、擺放盆花及綠色植物　　(1)操 作 規(guī) 則:①盆花擺放于主席臺上,一般擺放兩盆于主席位和副主席位.②綠色植物放于主席臺后,主席臺前邊緣擺矮小的綠色植物及盆花,會場四周擺放綠色植物.

(2)質(zhì)量標準或要求:①盆花及綠色植物新鮮、美觀、無枯葉.②高矮能適合會場環(huán)境布置要求.　　14、插旗幟　　(1)操 作 規(guī) 則:國旗或黨旗或紅旗,擺放在主席臺后兩側(cè).

(2)質(zhì)量標準或要求:旗幟顏色鮮艷、干凈、無皺褶.　　15、擺放果盤　　(1)操 作 規(guī) 則:根據(jù)主辦單位要求擺果盤,盤中放水果、干果等.

(2)質(zhì)量標準或要求:裝盤美觀.水果清潔無水跡、無壞爛、干果無異味變質(zhì).

(三)、 會前準備開水和室溫、燈光調(diào)控　　1、打開水　　(1)操 作 規(guī) 則:會議前一小時準備好暖瓶,到開水房打開水.

(2)質(zhì)量標準或要求:開水準備充分,溫度在80度以上,暖瓶要干凈無破損,保溫性能良好,不漏水.　　2、開空調(diào)　　(1)操 作 規(guī) 則:會議前一小時打開空調(diào)(先打開電源開關(guān),再打開空調(diào)開關(guān)).

(2)質(zhì)量標準或要求: 室內(nèi)溫度調(diào)控,冬天保持19~22度,夏天24~27度.　　3、開 燈　　(1)操 作 規(guī) 則:與會人員到場后視需要打開燈光.　　(2)質(zhì)量標準或要求: 燈泡完好,光線充足,并根據(jù)要求適當調(diào)控燈光.　　4、站 位　　(1)操 作 規(guī) 則:服務(wù)員提前半小時站于指定位置迎客.　　(2)質(zhì)量標準或要求:站姿正確,面帶微笑.

(四)、 會中服務(wù)　　1、引領(lǐng)入座　　(1)操 作 規(guī) 則:引領(lǐng)領(lǐng)導入上座,雙手輕提起椅子請領(lǐng)導入座,然后用膝蓋輕頂椅背至領(lǐng)導腿部,請其坐下.　　(2)質(zhì)量標準或要求:椅子輕拿輕放,使用禮貌用語.

2、上香巾　　(1)操 作 規(guī) 則:①左手端托,右手拿香巾夾,站在領(lǐng)導右后側(cè)為領(lǐng)導遞香巾.②不能擋住領(lǐng)導的視線.

(2)質(zhì)量標準或要求:香巾干凈無異味,冬天在35度左右,夏天上冰毛巾.

3、斟茶　　(1)操 作 規(guī) 則:左腳在前,右腳在后,右手提暖瓶,左手小指與無名指夾住蓋杯,拇指與食指拿杯柄,在客人右后側(cè)為客人斟倒茶水,然后輕輕放回杯碟中,并示意客人用茶.

(2)質(zhì)量標準或要求:服務(wù)員進入會議室服務(wù)時,應(yīng)抬頭挺胸、大方得體;動作敏捷,輕拿輕放,茶水倒至8分滿;

4、煙灰缸　　(1)操 作 規(guī) 則:煙灰缸內(nèi)煙頭超過5個或每20分鐘進行更換,放置時小指墊于缸底,以防發(fā)出聲響

(2)質(zhì)量標準或要求:服務(wù)員進入會議室服務(wù)時,應(yīng)抬頭挺胸、大方得體;動作敏捷,輕拿輕放,先取走已滿煙灰缸,在遞送新的

5、會中特殊情況處理　　(1)操 作 規(guī) 則:①客人使用話筒時,視情況調(diào)節(jié)音量大小.②主席臺領(lǐng)導半小時不喝茶,應(yīng)重新更換一杯.③每20-30分鐘為臺下客人巡回補充茶水一次.如主要客人開始講話則停止一些茶水活動

(2)質(zhì)量標準或要求:保持會場安靜,做到三輕四勤,不打擾客人.　　6、會中休息服 務(wù)　　(1)操 作 規(guī) 則:快速進行會場小整理,補充、更換物品.

(2)質(zhì)量標準或要求:動作敏捷,輕拿輕放,保持安靜.

7、送客　　(1)操 作 規(guī) 則:會議結(jié)束前10分鐘,服務(wù)員應(yīng)站在門口,微笑著向客人道別.

(2)質(zhì)量標準或要求:站姿正確,面帶微笑.

(五)、 會后服務(wù)　　1、檢查會場　　(1)操 作 規(guī) 則:①檢查有無客人遺留物品及文件,如有,及時送交主辦方.②檢查有無損壞的設(shè)施設(shè)備及用具,如有,將數(shù)目及損壞情況與會務(wù)組人員核實后送收銀處.　　(2)質(zhì)量標準或要求:仔細、認真、做好記錄;數(shù)目準確、不弄虛作假　　2、整理用品及清潔衛(wèi)生

(1)操 作 規(guī) 則:①整理會場.②將茶葉倒入垃圾捅,點清茶杯數(shù)目,清洗保存.③會場剩余物品點清數(shù)目匯報主管,并做好衛(wèi)生清理工作.　　(2)質(zhì)量標準或要求:清點仔細、及時回收,物品輕拿輕放,歸類擺放.　　3、檢查設(shè)施設(shè)備　　(1)操 作 規(guī) 則:①對燈光、音響、桌椅、門窗、地面、空調(diào)、消防栓、滅火器等進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時上報維修.②關(guān)閉燈、空調(diào)及門鎖.　　(2)質(zhì)量標準或要求:仔細、認真,消除一切安全隱患.

(六)、 專項指導書　　1、引領(lǐng)客人時　　引領(lǐng)客人時,應(yīng)立正站立,手臂平伸,五指并攏,手心朝上,指向前進方向,這邊請.如需帶路則在前方保持距客人約3米的距離帶路.到達樓梯時,應(yīng)停步,手平伸,指向樓梯方向:請.每到一轉(zhuǎn)彎處,都需做出同樣手勢.　　2、入座　　當來賓走近位置時,引領(lǐng)員應(yīng)迅速到達位置,雙手握住椅背兩側(cè),一側(cè)腿屈膝頂住椅背下端,將座椅離地輕輕拉出,幅度適中,然后,撤身立于本列后側(cè),一側(cè)手指向位置,面帶微笑,并道您請入座.整個過程要求,動作輕捷而迅速,做到安全、輕、緩、穩(wěn),切忌座椅拖地出聲和讓來賓等候.

3、送客時　　會議期間,主動為出入來賓開門,動作要輕,避免弄出聲響,影響會場秩序.會議結(jié)束前10分鐘,要迅速到達出入通道,為來賓開門,并立于門口兩側(cè),示意客人先走:您請.若客人不識行進路線,應(yīng)在前方帶路.到達電梯口時,應(yīng)先行一步,按下電梯,并用手把住電梯門:您請.隨后走出電梯,面帶微笑,與客人道別再見.如需要,也可隨后進入電梯.電梯到站后,應(yīng)先行出門,并用手把住電梯門,讓客人下梯后,手臂平伸,指示前進方向,微笑道別.

4、持暖瓶的規(guī)范姿勢　　按照站姿站立,一般都以左手來服務(wù),因此,左手的力度應(yīng)比右手大.左手握住暖瓶的手柄,右手輕輕放在暖瓶的右側(cè),離底部約3指的距離,右手應(yīng)5指并攏,并有請的含意,右手不能用力,只是起到優(yōu)美的作用.這時暖瓶上下垂直,頂部應(yīng)與領(lǐng)結(jié)成一條直線,暖瓶離身體約三指的距離.

5、持托盤的規(guī)范姿勢　　在準備好的托盤中放置一塊濕毛巾,起到防滑的作用.將茶杯依次擺放整齊.左手托托盤,持托盤時,五指微微張開,空出掌心,用大拇指外側(cè),掌根,四指指肚托住托盤底部,大小臂呈90角,手臂放松,起托時應(yīng)保持托盤輕而穩(wěn),行走時右手臂自然前后擺動(或?qū)⒂沂终撇n,保持一定的傾斜角度,輕輕扶在托盤靠近身體的一角,手掌不能發(fā)力,以保持托盤始終處于水平狀態(tài)),保持托盤始終處于靜止狀態(tài).走到客人面前時,保持站立姿勢,托盤輕輕轉(zhuǎn)向身體一側(cè),以避免在服務(wù)中碰到客人.從托盤內(nèi)取茶杯時,應(yīng)遵循從外到內(nèi)、從右到左的順序,先拿托盤內(nèi)外面的一個杯子,并及時調(diào)整托盤重心,依次將杯子擺放整齊,杯子應(yīng)放在椅子的右上側(cè),杯子與椅子的垂直線成45?,桌面上的杯子應(yīng)成一條線,放杯子時應(yīng)避免發(fā)出聲響.

6、倒茶時的規(guī)范姿勢　　按照標準的持暖瓶的要求,走到客人面前(將壺蓋放在服務(wù)車上),保持站立姿勢.用右手將暖瓶鴨嘴蓋輕輕掀起,左手大拇指捎頂一下,以防止發(fā)出響聲,然后將右手放回原處,順勢向左邊輕輕送一下,這時左臂呈伸直狀態(tài),瓶口朝外,瓶底在內(nèi),瓶體自然傾斜.右腳向前邁一步,同時右手的小指和無名指將杯蓋夾起(如果杯蓋被粘在杯體上,應(yīng)用力按一下即可),手心朝上,做個控杯的姿勢,以防水珠落在桌子上或打濕文件,然后收腿以站立姿勢于身體一側(cè)倒水,(這過程應(yīng)是一個弧形路線,以防客人碰到茶杯)并按原路放回(根據(jù)客人的要求和習慣將茶杯放置在相應(yīng)的位置),輕拿輕放,然后將杯蓋蓋好,調(diào)整杯柄角度,然后做個請的手勢.　　7、倒茶的幾種方式　　從客人桌前倒水時,應(yīng)將茶杯置于身體距桌較遠的一側(cè)倒水;從客人后側(cè)倒水時,應(yīng)注意選好角度,等待時機,拿杯、送杯要視臨座的空間大小采用弧度、直線方式.

注意事項:

(1)向茶杯中放置茶葉時,一定要注意將茶屑篩出;

(2)倒茶時,要保持茶水8分滿;

(3)如果來賓自帶茶具,應(yīng)把原有茶杯撤掉;

(4)主席臺倒水時,應(yīng)先倒中間者,職位高者;

(5)倒水時,應(yīng)避免在客人面前進行;

(6)在倒茶時一定要設(shè)計好行走的路線,做到省時省力.

四、會務(wù)工作流程圖